Datenschutzhinweise für Teilnehmende des Pilotprojektes T-Systems MMS x WorkAlive
Was ist nach der EU-DSGVO zu beachten?
Die Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO vom 25.05.2018) verlangt für jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Adresse,) eine Rechtsgrundlage. Im Rahmen des Pilotprojektes zwischen T-Systems MMS x WorkAlive GmbH ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. (a). Einwilligung
Das bedeutet, dass sich die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung Ihrer Daten aus der freiwilligen Teilnahme an dem Pilotprojekt ergibt, denn Ihre Daten dienen dem Zweck, der Durchführung des Pilotprojekts. Dazu haben Sie eine Einwilligungserklärung unterschrieben.
Wir möchten Ihnen genauer erläutern, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Drittanbieter wir dafür nutzen.
Zuständig als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung bleibt die:
T-Systems Multimedia Solutions GmbH, Risaer Straße 5, 01129 Dresden.
Als Partner für das Pilotprojekt wurde
WorkAlive GmbH, Leopoldstraße 31, 80802 München
beauftragt.
Wie erfolgt die Datenverarbeitung im Einzelnen?
Damit Sie sich ein Bild von der Datenverarbeitung meiner Prozesse verschaffen können, sollen Sie im Nachfolgenden u.a. erfahren, welche Arten von Daten wir von Ihnen verarbeiten. Darüber hinaus möchten wir Sie auch darüber in Kenntnis setzen, wie und zu welchen Zwecken wir die von Ihnen übermittelten Daten verarbeiten und Sie auch über Ihre Rechte informieren.
Sollten Sie zu gewissen Punkten dieser Informationen Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Die nachfolgenden Informationen orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben in Art. 13 der EU- Datenschutzgrundverordnung (im Nachfolgenden „DSGVO“).
Im Datenschutzrecht gilt der Grundsatz der Datenminimierung.
Folgende personenbezogene Daten von Ihnen werden erhoben:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Geschlecht
- Teamposition
- Teamzugehörigkeit
- Interaktionsdaten im Zusammenhang mit E-Mail-Öffnungen
Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten
Daten, die von uns im Rahmen des Pilotprojektes erhoben werden, werden nur zu den nachfolgend aufgeführten Zwecken verarbeitet:
Personenbezogenes Datum | Zweck der Verarbeitung |
E-Mail-Adresse | Zustellung von Micro Coaching Inhalten, allgemeiner Kommunikation zwischen WorkAlive und den Teilenehmenden. |
Vorname, Name | Zur individuellen Ansprache der Teilnehmenden in E-Mails und der Software |
Geschlecht | Zur korrekten Ansprache bzw. passenden Formulierung in den Texten |
Teamposition | Zur korrekten Zuordnung der positionsbezogenen Inhalte |
Teamzugehörigkeit | Zur korrekten Zuordnung der teambezogenen Inhalte |
Interaktionsdaten im Zusammenhang mit E-mail-Öffnungen |
Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Im Rahmen des Pilotprojektes werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben. Dies geschieht zur technischen Umsetzung des Pilotprojektes.
Die WorkAlive GmbH wählt ihre Anbieter sorgfältig aus und hat mit diesen – da, wo es gesetzlich vorgeschrieben ist – einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag sowie Standardvertragsklauseln abgeschlossen, um Ihre Daten zu schützen.
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) oder an eine internationale Organisation findet nur statt, soweit dies zur Abwicklung und somit zur Durchführung des Pilotprojektes nötig ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Zu den Empfängern können in diesen Fällen, die in der folgenden Liste aufgeführten Unternehmen gehören:
Dienst und Dienstanbieter mit Adresse | Zweck der Verarbeitung |
MS365 mit den Diensten Excel, Outlook, Exchange Microsoft Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052- 6399, USA. | Excel: Datenbank zur Nutzerpflege Outlook und Exchange: Emails werden über Outlook auf dem Exchangeserver bearbeitet |
Heroku Salesforce, Inc. Salesforce Tower, 415 Mission Street, 3rd Floor, San Francisco, CA 94105, USA | Heroku ist der Hosting Dienstleister auf denen der Server für das Pilotprojekt läuft |
Mailjet Mailjet GmbH, Alt-Moabit 2, 10557 Berlin | Mailclient über den die E-Mails an die Teilnehmenden versendet werden |
Typeform TYPEFORM SL, Carrer Bac de Roda, 163, local, 08018 Barcelona (Spain) | Typeform ist das Umfragetool mit denen die Umfragen durchgeführt werden. |
Dauer der Datenspeicherung
Die perosnenbezogenen Daten werden bis Ende Septemer 2022 gespeichter. Die vollständige Löschung der personenbezogenen Daten wir am 05.10.2022 durchgeführt.
Ihre Rechte als sog. „Betroffener“
Da wir Ihre Daten verarbeiten, stehen Ihnen uns gegenüber auch Rechte als Betroffener* zu, außer diese sind von Gesetzes wegen eingeschränkt bzw. ausgeschlossen.
Dieses sind insbesondere die nachfolgend aufgeführten Rechte:
- Gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen müssen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
- Gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
- Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine etwaig erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dieser Widerruf bezieht sich jedoch nur auf die zukünftige Datenverarbeitung. Die Rechtmäßigkeit der auf dieser Rechtsgrundlage beruhenden Verarbeitungen wird davon nicht berührt.
- Gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder die unseres Unternehmens wenden.
Die für unser Unternehmen für den Datenschutz zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragter für Datenschutz Prof. Dr. Thomas Petri
Postfach 221219, 80502 München oder Wagmüllerstr. 18, 80538 München
Tel: +49 (0)89-2126720
poststelle@datenschutz-bayern.de https://www.datenschutz-bayern.de/
Uns ist es ein großes Anliegen, Sie bzw. Ihre Daten so gut wie möglich zu schützen. Aus diesem Grund haben wir Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten so gut wie möglich vor unberechtigter Kenntnisnahme zu bewahren (vgl. Art. 32 DSGVO).
Wir habe diesbezüglich die unserer Ansicht nach geeigneten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter auf Ihre Daten vorzubeugen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend auf ihre Wirksamkeit hin überprüft und bei Bedarf verbessert.
Aktualität und Änderung dieser Information
Die vorliegende Information ist aktuell gültig und hat den Stand Juni 2022.
Aufgrund geänderter gesetzlicher, beziehungsweise behördlicher Vorgaben oder aufgrund geänderter Verarbeitungsbegebenheiten kann es notwendig werden, punktuell einige der vorliegenden Informationen zu andern. Wir werde Sie dann darüber informieren.